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Das Für und Wider von Homeoffice für den Arbeitgeber

Viele Arbeitnehmer wünschen sich, von zu Hause aus arbeiten zu können. Und auch die Unternehmen kommen immer häufiger diesem Wunsch nach. Welche Vor- und Nachteile dies für Unternehmen bringt und worauf man als Arbeitgeber beim Homeoffice achten sollte.

6.6.2019 (verpd) Studien belegen, dass Homeoffice für Firmen zahlreiche Vorteile hat. Aber es gibt durchaus auch Gründe, dieses Arbeitsplatzmodell nicht einzusetzen. Sollte man sich als Arbeitgeber doch für eine Auslagerung des Arbeitsplatzes in ein heimisches Arbeitszimmer des Arbeitnehmers entscheiden, sind einige Kriterien und gesetzlichen Regelungen zu beachten. Nur so lassen sich unter anderem auch haftungsrechtliche Probleme auf ein Minimum reduzieren.

Immer mehr Arbeitgeber setzen auf Homeoffice. Dies ergab eine Anfang des Jahres veröffentlichte repräsentative Umfrage des Bundesverbandes Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. (Bitkom) unter mehr als 850 Geschäftsführern und Personal-Verantwortlichen von Betrieben mit mehr als drei Mitarbeitern. Konkret, so das Umfrageergebnis, arbeiteten letztes Jahr in 39 Prozent der Betriebe Mitarbeiter ganz oder teilweise im Homeoffice – 2016 waren es noch 31 Prozent und 2014 sogar nur 22 Prozent.

Knapp die Hälfte, nämlich 46 Prozent der Befragten, sind der Ansicht, dass diese Beschäftigungsform noch zunehmen wird, 50 Prozent gehen davon aus, dass sich der bisherige Anteil an Homeoffice-Beschäftigten nicht verändert.

Nur jeder sechste Berufstätige arbeitet im Homeoffice oder mobil

Auch die im Januar 2019 veröffentlichte Studie „D21-Digital-Index 2018/2019“ des gemeinnützigen Vereins Initiative D21 e.V. hat sich unter anderem mit der Frage befasst, wie weit Homeoffice und mobiles Arbeiten neben dem klassischen Arbeitsplatz verbreitet sind. Für die Studie, die durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) gefordert wurde, hat das Marktforschungs-Institut Kantar TNS von Mitte 2017 bis Mitte 2018 über 20.400 Personen befragt.

Ein Ergebnis ist, dass bereits rund 16 Prozent der Berufstätigen hierzulande teilweise oder auch dauerhaft von zu Hause oder mobil von unterwegs aus arbeiten. Von den anderen 84 Prozent gab jeder Zweite an, dass dies in seinem Beruf nicht möglich sei, jeder Vierte erklärte, dass er daran kein Interesse hätte, fast genauso viele betonten jedoch, dass ihr Arbeitgeber dies nicht anbietet.

Bei Erwerbstätigen, die fast ausschließlich Bürotätigkeiten ausüben, sind sogar 30 Prozent im Homeoffice oder mobil unterwegs tätig.

Die Vor- und Nachteile für Arbeitnehmer …

Eine Umfrage aus dem Jahr 2015 des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) und vom Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) hat sich mit den Vor- und Nachteilen von Homeoffice beschäftigt. Für die Studie wurden über 7.100 Beschäftigten befragt. 78 Prozent der Beschäftigten, die ganz oder teilweise im Homeoffice arbeiten, gaben an, dass sie weniger Fahrzeiten von und zur Arbeit hatten. 73 Prozent berichteten von einer besseren Vereinbarung von Privatleben und Beruf.

63 Prozent erklärten, dass sie einige berufliche Tätigkeiten zu Hause effizienter erledigen können, da sie hier weniger gestört werden als an einem klassischen Arbeitsplatz, und 40 Prozent gaben an, durch Homeoffice auch eine höhere Wochenarbeitszeit zu erreichen. Laut einer anderen Studie der Universität Basel arbeiten Homeoffice-Mitarbeiter im Schnitt sogar 2,5 Stunden länger in der Woche als normale Beschäftigte. Bei Beschäftigten, die jeden Tag von zu Hause aus arbeiten, sind es im Durchschnitt sogar sechs Stunden pro Woche mehr.

Laut Umfrage des BMAS fühlen sich Beschäftigte, die ganz oder teilweise von zu Hause aus arbeiten, mit ihren Arbeitgebern enger verbunden als andere. Auch ihre Zufriedenheit mit den Vorgesetzten ist höher. Als Nachteil empfand fast jeder zweite im Homeoffice Beschäftigte, konkret 49 Prozent, die Vermischung zwischen Arbeit und Privatleben und jeder Fünfte (22 Prozent) klagte über einen schlechteren Kontakt mit seinen Kollegen. Etwa vier Prozent gaben an, dass der oder die Vorgesetzten die geleistete Arbeit weniger wahrnehmen als bei einem klassischen Arbeitsplatz.

… und für Arbeitgeber

Auch für den Arbeitgeber gibt es diverse Vorteile, wie Studien belegen. Nach Angaben der IAB belegen „empirische Untersuchungen, dass Produktivität, Arbeitsleistung, Arbeitsqualität und Arbeitszufriedenheit der Beschäftigten steigen“. Eine Studie der Universität Stanford kommt ebenfalls zu dem Ergebnis, dass Homeoffice-Mitarbeiter konzentrierter sind, aber auch länger arbeiten und zudem deutlich weniger Ausfallzeiten und Krankheitstage aufweisen als bei einer klassischen Beschäftigung.

Ein Unternehmen, das Homeoffice anbietet, ist zudem für viele (potenzielle) Arbeitnehmer attraktiver. Auch die Bindung der Arbeitnehmer an die Firma ist höher. Ein Arbeitgeber spart sich außerdem Kosten und Raumflächen, da er nicht für jeden Arbeitnehmer ständig einen Arbeitsplatz im Betrieb zu Verfügung stellen muss. Des Weiteren lässt sich mit Homeoffice-Modellen auch eine Eltern- oder Pflegezeit leichter verkürzen und den Wiedereinstieg erleichtern, wenn dies der betroffene Mitarbeiter wünscht.

Wie die oben genannte Bitkom-Umfrage ergab, entscheiden sich derzeit aber auch Unternehmen aus verschiedenen Gründen gegen ein Homeoffice-Modell. Fast zwei Drittel der Betriebe, die kein Homeoffice anbieten, erklärten, dass eine (teilweise) Auslagerung des Arbeitsplatzes in die Wohnung des Mitarbeiters nicht für alle Beschäftigten möglich ist und sie daher darauf verzichten, damit es keine Ungleichbehandlung gibt. 58 Prozent befürchten, dass sich ein fehlender regelmäßiger Austausch mit Kollegen negativ auf die Produktivität auswirkt.

Arbeitsschutz- und Arbeitszeitregeln – auch für das Homeoffice

55 Prozent erklärten, dass ein Homeoffice-Modell prinzipiell nicht vorgesehen ist. Ein Drittel der Unternehmen, die kein Homeoffice anbieten, begründen dies damit, dass sie anderenfalls ihre Beschäftigten nicht jederzeit kontaktieren können. 29 Prozent gaben an, dass sie beim Homeoffice keine Kontrolle über die geleistete Arbeitszeit der Mitarbeiter hätten. Zudem stehen nach Ansicht von 27 Prozent der Betriebe ohne Homeoffice die aktuellen gesetzlichen Regelungen zum Arbeitsschutz gegen ein solches Arbeitsmodell.

Tatsächlich ist es so, dass auch für Homeoffice-Arbeitsplätze unter anderem das Arbeitsschutzgesetz und das Arbeitszeitgesetz gelten. Die Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik (BGHW) betont dazu: „Pausenzeiten, Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten sowie Sonn- und Feiertagsschutz gelten für jeden Mitarbeiter, egal wo er arbeitet.“

Mehr als jeder fünfte Arbeitgeber befürchtet, durch Homeoffice Probleme bei der Datensicherheit zu bekommen und 16 Prozent, dass die notwendige technische Ausstattung dafür zu teuer ist.

Damit Homeoffice-Mitarbeiter nicht den Anschluss verlieren

Wenn für ein Unternehmen die Vorteile des Homeoffice überwiegen und ein entsprechendes Arbeitsmodell eingeführt werden soll, ist es wichtig, klare Regelungen zu treffen, wie auch Bitkom-Hauptgeschäftsführer Dr. Bernhard Rohleder betont: „Die flexible Heimarbeit erfordert klare Regeln. Aufseiten der Unternehmen setzt es Vertrauen voraus, aufseiten der Mitarbeiter Selbstorganisation und Selbstdisziplin.“

Dies berücksichtigen bereits viele Unternehmen, so die Bitkom-Studie. Beispielsweise haben laut der Umfrage knapp drei Viertel (74 Prozent) der Betriebe mit einem Homeoffice-Arbeitsmodell festgelegt, dass an bestimmten Tagen kein Homeoffice erlaubt ist, also die Mitarbeiter in den Betrieb zum Arbeiten kommen müssen. Dies ist auch nach Angaben von Arbeitsexperten sinnvoll, um zu verhindern, dass sich Homeoffice-Mitarbeiter nicht irgendwann isoliert von anderen Kollegen fühlen.

Des Weiteren sollten Vorgesetzte ihre Homeoffice-Mitarbeiter regelmäßig kontaktieren und ein Feedback zur Arbeitsleistung geben. Dies und regelmäßige Meetings in der Firma erleichtern die Zusammenarbeit sowie den Erfahrungsaustauch und stärken das Gemeinschaftsgefühl. Bei 61 Prozent der Firmen mit Homeoffice-Angeboten ist das Arbeiten zu Hause nur begrenzt, beispielsweise an einem Tag der Woche, vorgesehen und in 46 Prozent der Betriebe mit Homeoffice muss diese Form der Heimarbeit im jeweiligen Einzelfall vom Vorgesetzten genehmigt werden.

Was schriftlich geregelt werden sollte

Grundsätzlich ist es sinnvoll, mit einer schriftlichen Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag die Einzelzeiten des Homeoffice-Modells festzulegen. So sollte klar geregelt werden, in welchem Umfang, also zum Beispiel an welchen Tagen oder für welche Projekte Homeoffice erlaubt ist.

Auch eine Vereinbarung der Arbeitszeit und einer Kernarbeitszeit, zu der der Mitarbeiter ständig entweder telefonisch oder per E-Mail oder auf sonstigen Kommunikationswegen erreichbar sein sollte, ist hilfreich. Ebenso ist festzulegen, wie die geleistete Arbeitszeit zu dokumentieren ist.

Des Weiteren ist in der Zusatzvereinbarung zu regeln, wie der Arbeitsplatz gestaltet sein muss – hierbei ist zu bedenken, dass auch für einen Homeoffice-Mitarbeiter die Arbeitsschutzgesetze gelten.

Worauf der Arbeitgeber bei der Ausstattung achten sollte

Zwar hat der Arbeitgeber nur ein beschränktes Mitspracherecht im Privatbereich, allerdings muss er darauf achten, dass bei einem Telearbeitsplatz die Ausstattung wie PC, Monitor und das Mobiliar den rechtlichen Anforderungen eines Bildschirm-Arbeitsplatzes genügen. Wichtig ist zum Beispiel festzuhalten, welche Arbeitsmittel wie PC, Drucker und Mobiliar vom Arbeitgeber gestellt werden und ob diese nur beruflich oder auch privat genutzt werden können.

Der Ausschuss für Arbeitsstätten der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) warnt jedoch, wenn privates Mobiliar des Beschäftigten zum Einsatz kommt: „Der Arbeitgeber muss bedenken, dass er nach der Gefährdungsbeurteilung und der Zustimmung für das Betreiben des Telearbeitsplatzes die Verantwortung trägt. Bei einem Arbeitsunfall am Telearbeitsplatz mit zum Beispiel privatem Mobiliar (etwa Bürostuhl) trägt der Arbeitgeber die Verantwortung und seine Unfallversicherung (zum Beispiel Berufsgenossenschaft) muss mögliche Folgekosten tragen.“

Weiter heißt es: „Der Arbeitgeber kann sich später nicht davon distanzieren und auf das private Arbeitsmittel am Arbeitsplatz verweisen.“ Laut der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) gilt für Arbeitgeber: „Bei einem Telearbeitsplatz, im Sinne der Arbeitsstättenverordnung, handelt es sich um einen von Ihnen fest eingerichteten Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich eines Beschäftigten. Sie haben für die notwendige Ausstattung (Mobiliar, Arbeitsmittel und Kommunikations-Einrichtungen) des Telearbeitsplatzes zu sorgen.“

Hinweise für die Gestaltung eines Homeoffice-Platzes

In Paragraf 2 Nummer 7 ArbStättV (Arbeitsstätten-Verordnung) ist festgelegt: „Telearbeitsplätze sind vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat.“

Des Weiteren steht hier: „Ein Telearbeitsplatz ist vom Arbeitgeber erst dann eingerichtet, wenn Arbeitgeber und Beschäftigte die Bedingungen der Telearbeit arbeitsvertraglich oder im Rahmen einer Vereinbarung festgelegt haben und die benötigte Ausstattung des Telearbeitsplatzes mit Mobiliar, Arbeitsmitteln einschließlich der Kommunikations-Einrichtungen durch den Arbeitgeber oder eine von ihm beauftragte Person im Privatbereich des Beschäftigten bereitgestellt und installiert ist.“

Für Telearbeitsplätze muss der Arbeitgeber zum Beispiel die Anforderungen des Paragrafen 3 ArbStättV – hier geht es um die Gefährdungsbeurteilung – nur bei der erstmaligen Beurteilung der Arbeitsbedingungen und des Arbeitsplatzes erfüllen. Außerdem hat der Arbeitgeber die Vorgaben zur Unterweisung nach Paragraf 6 ArbStättV sowie die Maßnahmen zur Gestaltung von Bildschirm-Arbeitsplätzen nach der Nummer 6 des Anhangs der ArbStättV zu berücksichtigen. Einen Überblick, was es hierbei zu beachten gibt, enthält

Von der Kostenpauschale bis zum Besucherrecht

In der Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag sollten auch mögliche Kostenübernahmen durch das Unternehmen wie eine Pauschale für Miete, Internetnutzung, Strom und Heizung schriftlich geregelt werden. Fehlt eine solche Kostenvereinbarung, ist der Arbeitgeber laut Experten gemäß Paragraf 670 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) verpflichtet für die Kosten aufzukommen, die notwendig sind, um die berufliche Tätigkeit auszuführen.

Nicht vergessen sollte man auch eine Datenschutzklausel, die vorschreibt, was der Mitarbeiter beim Umgang mit Firmendaten zu beachten hat. Beispielsweise, dass Firmendaten nicht auf private PCs oder USB-Sticks gezogen werden dürfen. Auch ein Besucherrecht des Arbeitgebers, insbesondere bei Homeoffice-Mitarbeitern die ausschließlich oder überwiegend zu Hause arbeiten, sollte geregelt sein und zum Beispiel eine festgelegte Ankündigungsfrist für einen Besuch vereinbart werden.

Übrigens: Zwar gibt es, anders als beispielsweise in den Niederlanden, in Deutschland derzeit „noch“ keine gesetzlichen Vorgaben, dass ein Mitarbeiter ein Anrecht auf einen Homeoffice-Arbeitsplatz hat. Allerdings hat BMAS-Bundesminister Hubertus Heil ein entsprechendes Vorhaben in Aussicht gestellt und, wie verschiedene renommierte Medien berichten, gegenüber der Nachrichtenagentur DPA erklärt: „Ich werde ein Recht auf Homeoffice auf den Weg bringen, das die Balance von Sicherheit und Flexibilität wahrt.“

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